Bài viết này là bài thứ hai trong loạt bài về những gì một công ty cần hoặc không cần đối với kế toán (và tài chính) dựa trên giai đoạn của nó. Các công ty thường đầu tư quá nhiều hoặc không đủ vào hoạt động kế toán của họ.

Đối với mục đích của bài viết này là xác định một công ty đang tìm mức tăng Series A – nhà đầu tư tổ chức đầu tiên của mình. Đến thời điểm này, công ty nên có một bằng chứng về khái niệm, không chỉ là một ý tưởng mơ hồ nữa. Lý tưởng nhất là công ty đã có khách hàng và doanh thu. Dù vậy, việc tìm kiếm và có được các nhà đầu tư tổ chức sẽ thay đổi rất nhiều trọng tâm của một tổ chức tài chính.

Trước khi đi sâu hơn, hãy thảo luận về nhà đầu tư tổ chức là gì và nó khác với bạn bè và gia đình như thế nào. Sự khác biệt lớn nhất là một nhà đầu tư tổ chức thường đầu tư bằng tiền của người khác. Do đó, nó có các quy trình, số liệu và báo cáo riêng vì nó phải chịu trách nhiệm trước các nhà đầu tư của mình. Do đó, các nhà đầu tư tổ chức sẽ cần báo cáo từ công ty của bạn và có thể thúc đẩy bạn đạt được hiệu quả tài chính tốt hơn. Sau đó, điều này đòi hỏi bạn phải có đội ngũ tài chính và kế toán phù hợp để hỗ trợ những nhu cầu này.

Các vấn đề chính về tài chính và kế toán

Giống như các công ty ở giai đoạn đầu, một vấn đề tài chính và kế toán quan trọng là dòng tiền. Đảm bảo bạn triển khai vốn và theo dõi các chỉ số tiền mặt (tỷ lệ chi tiêu và hoàn thành mục tiêu) là rất quan trọng. Nhưng kỳ vọng bây giờ là sử dụng tiền mặt của bạn hiệu quả hơn và chỉ ra một con đường để tăng trưởng và sinh lời một cách thông minh.

Hiệu quả sử dụng tiền mặt có thể có nhiều dạng, và với mục đích minh họa, chúng ta hãy thảo luận về một trong những dạng phổ biến nhất: chi phí sở hữu khách hàng (CAC). Điều rất thú vị về CAC là nó yêu cầu một số mục dữ liệu khác nhau. Bạn phải theo dõi khách hàng và các khoản chi tiêu khác nhau để thu được khách hàng và áp dụng phương pháp phân bổ. Bạn cũng sẽ cần giải thích phương pháp đó và cách tính toán của nó, đồng thời ghi chép nó vào sổ sách, hồ sơ và các báo cáo khác của bạn vì CAC không phải là một tỷ lệ sổ cái chung đơn thuần. Kết quả rút ra là việc hỗ trợ các nhà đầu tư tổ chức đòi hỏi nhiều kỹ năng, năng lực và quy trình hơn so với một công ty ở giai đoạn đầu.

Điều này có ý nghĩa gì đối với kế toán?

Các hoạt động kế toán trở nên nghiêm túc và quan trọng hơn rất nhiều khi một công ty phát triển. Thay vì chỉ quản lý dòng tiền, bạn có ba trọng tâm mới chính: GAAP (các nguyên tắc kế toán được chấp nhận chung), hỗ trợ hoạt động và phân tích.

• Tuân thủ GAAP: Tuân thủ GAAP quan trọng hơn khi một công ty phát triển và thực sự phụ thuộc vào cơ sở nhà đầu tư và kế hoạch vốn trong tương lai của bạn. Nếu cơ sở nhà đầu tư của bạn không yêu cầu kiểm toán và bạn không có kế hoạch huy động vốn trong tương lai gần, thì việc tuân thủ GAAP nghiêm ngặt không quan trọng bằng. Nhớ rằng bàn thắng tuyệt đỉnh của GAAP là để “đảm bảo báo cáo tài chính của một công ty là hoàn chỉnh, nhất quán và có thể so sánh được” cho một nhà đầu tư. Vì vậy, nếu các nhà đầu tư nhắm mục tiêu hiện tại hoặc tương lai của bạn quan tâm đến GAAP, bạn cũng cần phải quan tâm. Yếu tố thúc đẩy sau đó là bạn cần bắt đầu quan tâm đến khoảng thời gian nào. Một nguyên tắc chung là đảm bảo GAAP được phản ánh trong các kỳ tài chính sẽ được kiểm toán hoặc xem xét bởi một bên ngoài (ví dụ: công ty CPA). Điều cuối cùng bạn muốn đối mặt trước khi tăng vốn là điều chỉnh lại tất cả các khoản tài chính của bạn.

• Các nhu cầu về nghiệp vụ kế toán: Hỗ trợ tuân thủ GAAP yêu cầu nâng cấp hoạt động kế toán của bạn. Mặc dù bạn có thể dành một lượng lớn thời gian và tài nguyên để trở thành và vẫn tuân thủ GAAP, nhưng các mục sau là quan trọng nhất cần xử lý:

1. Ghi nhận doanh thu: đặc biệt nếu bạn có dịch vụ đăng ký hoặc kết hợp giữa phần cứng và phần mềm.
2. Đối sánh chi phí: thường liên quan đến việc đối chiếu chi phí với doanh thu mà nó tạo ra (ví dụ: giá vốn hàng bán và hoa hồng).
3. Quản lý bảng vốn hóa: vì vậy bạn có một hồ sơ rõ ràng về việc ai sở hữu bao nhiêu cổ phiếu của công ty, bao gồm tất cả các chứng khoán có thể chuyển thành vốn chủ sở hữu (ví dụ: quyền chọn, nợ chuyển đổi, chứng quyền và ghi chú SAFE). Khả năng là bạn sẽ không triển khai fintech để quản lý các quy trình này, vì vậy bạn sẽ phải theo dõi chúng theo cách thủ công. Ví dụ: ở giai đoạn này, mô hình thác nước doanh thu thường được lưu trên một bảng tính. Đảm bảo rằng bạn có tổ chức và có bảng tính cũng như giấy tờ công việc dễ theo dõi.

• Hỗ trợ phân tích: Điều này trở nên phù hợp khi bạn có các số liệu và báo cáo yêu cầu dữ liệu ngoài báo cáo tài chính chuẩn từ sổ cái (ví dụ: báo cáo thu nhập, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ). Phần lớn chức năng này tập trung vào việc thu thập dữ liệu hoạt động, làm phong phú dữ liệu tài chính và có thể dịch và đối chiếu cả dữ liệu kế toán. Điều này thực sự khó hơn nhiều so với việc phân tích dữ liệu.

Loại nhân viên tài chính và kế toán bạn cần trong công ty A Series A

Bên cạnh một người ghi sổ hoặc kế toán, bạn cũng sẽ cần một người kiểm soát bán thời gian để quản lý việc đóng hàng tháng và tuân thủ GAAP. Bạn cũng sẽ cần một người sở hữu dữ liệu hoạt động bán hàng và có thể đảm bảo dữ liệu đó được phản ánh chính xác trong sổ cái chung của bạn. Trừ khi các nhà đầu tư yêu cầu hoặc bạn muốn chạy các phân tích kịch bản, bạn có thể không cần chức năng báo cáo. Tuy nhiên, có thể bạn sẽ cần một số hỗ trợ từ CFO ​​để giúp bạn huy động vốn trong vòng tiếp theo. Mức độ hỗ trợ cần thiết sẽ phụ thuộc vào mức độ yêu cầu báo cáo và phân tích tài chính.

Bài viết này sẽ mở đầu cho một series xoay quanh những gì cần thiết và không cần thiết cho vấn đề tài chính, kế toán của công ty giai đoạn đầu của nó. Rất nhiều công ty đầu tư quá mức hoặc quá thấp vào kế toán, nhưng rất ít công ty làm điều đó có chủ đích để đạt được hiệu quả ‘Goldilocks’ hoặc ‘vừa phải “.

Các công ty ở giai đoạn đầu thường chia thành hai loại, loại thứ nhất là một giả thuyết – ý nghĩa, là thử nghiệm của một ý tưởng. Ý tưởng rằng một người nào đó đã suy nghĩ từ lâu có còn tồn tại không ? Có nhu cầu thị trường không? Nó có thể tạo ra tiền không? Xem xét giả thuyết về thị trường và thực hiện theo đó là một cách tuyệt vời để giảm thiểu rủi ro tài chính và tập trung nỗ lực vào nhu cầu thị trường và khả năng sinh lời tiềm năng của một ý tưởng.

Một loại công ty ở giai đoạn đầu khác là một công ty cổ điển. Có thể là một doanh nghiệp đơn lẻ mà một người tạo ra để làm nguồn thu nhập chính của họ. Có thể nói đến một “solopreneur”. Cả hai trường hợp này đều có nhu cầu tài chính và kế toán rất giống nhau, vì vậy sẽ được gộp chúng lại với nhau.

Các vấn đề chính về tài chính và kế toán

Đối với các công ty ở giai đoạn đầu, các vấn đề tài chính kế toán chủ yếu đều tập trung vào dòng tiền. Việc nhận biết bạn có bao nhiêu tiền mặt để thanh toán hóa đơn, tỷ lệ đốt cháy (số tiền bạn chi tiêu mỗi tháng so với những gì bạn thu vào) và tỷ lệ hoàn thành mục tiêu (khi nào bạn sẽ hết tiền dựa trên tỷ lệ đốt và số dư tiền mặt hiện tại của bạn) là yếu tố quan trọng nhất đối với sự thành công của công ty bạn. Tất cả các cân nhắc khác, mặc dù có thể quan trọng nhưng lại không đáng kể ở giai đoạn này.

Vâng, lợi nhuận là một điều quan trọng. Nhưng ở giai đoạn này, nếu bạn là người giải quyết vấn đề, bạn đang cố gắng thực hiện công việc kinh doanh của riêng mình. Trước tiên, bạn cần tập trung vào thời gian bạn có cho đến khi hết tiền và bạn có thể đạt được dòng tiền dương nhanh như thế nào vì đây là kế sinh nhai của bạn. Đối với một giả thuyết, trọng tâm chính của bạn là bạn có đang giải quyết nhu cầu thị trường bằng một dịch vụ hoặc sản phẩm khả thi hay không. Khả năng là bạn đang tiêu tiền và thậm chí có thể không bán bất cứ thứ gì, vì vậy lợi nhuận là điều thậm chí không thể nghĩ tới. Điều này sẽ thay đổi trong giai đoạn tiếp theo của công ty, nhưng trước tiên bạn phải vượt qua giai đoạn đầu.

Điều này có ý nghĩa gì đối với kế toán?

Bất kỳ phương pháp nào giúp bạn bảo toàn hoặc tối đa hóa dòng tiền dương đều tốt. Tất cả các thực hành khác chỉ là thứ yếu. Điều đó có nghĩa là gì đối với GAAP? CPA chính là muốn bạn tuân thủ GAAP, bất kể giai đoạn nào của công ty. Tuy nhiên, GAAP cuối cùng nhằm mục đích “ đảm bảo báo cáo tài chính của công ty đầy đủ, nhất quán và có thể đối chiếu được ” đối với một nhà đầu tư. Nếu bạn là solopreneur, bạn là nhà đầu tư. Các sổ sách và hồ sơ cần phải có như vậy để giúp bạn.

Điều này không có nghĩa là tôi hoàn toàn ủng hộ kế toán cơ sở tiền mặt cho các công ty giai đoạn đầu. Tôi nghĩ rằng có một số nguyên tắc GAAP rất tốt có thể hữu ích cho một công ty ở giai đoạn đầu. Trọng tâm của tôi về kế toán trước hết là tính hữu dụng. Nếu thực hành kế toán không hữu ích cho ban lãnh đạo và nhà đầu tư, thì nên áp dụng ít chú trọng và nỗ lực hơn.

Ghi chép Doanh thu ở Công ty Giai đoạn đầu

Mặc dù thời gian doanh thu có thể quá mức cần thiết đối với một công ty ở giai đoạn đầu, nhưng việc tích lũy doanh thu là rất quan trọng. Từ góc độ hậu cần, nếu bạn ghi lại các khoản phải thu (AR), thì bạn sẽ có một bản ghi và báo cáo về những gì còn nợ bạn. Bạn sẽ dễ dàng bị mất dấu khi bạn là một solopreneur với vô số điều phiền nhiễu. Có và sau đó quản lý lịch trình AR cho phép bạn biết ai nợ bạn cái gì và trong bao lâu. Nó cho phép bạn quyết định xem bạn có muốn hợp tác tiếp trong tương lai cho những đối tác không trả tiền cho bạn trong một thời gian dài hay không?. Nó cũng là một lời nhắc nhở tuyệt vời khi bạn cần nhắc ai đó để trả tiền cho bạn.

Ghi chép chi phí trong một công ty ở giai đoạn đầu

Việc quan tâm đến việc khớp chi phí trong giai đoạn này thường ít tập trung hơn so với quan tâm hơn đến việc theo dõi những khoản nợ. Một lịch trình AP tốt cho bạn biết bạn nợ ai và nợ họ những gì. Bạn quản lý AP như thế nào là tùy thuộc vào bạn. Nhưng rất khó để theo dõi dòng tiền nếu bạn không ghi lại AP.

Kiểu nhân viên tài chính và kế toán bạn cần trong một công ty giai đoạn đầu

Ở giai đoạn này, bạn thực sự chỉ cần một nhân viên kế toán siêng năng. Bạn không cần một dự báo tài chính phức tạp hoặc phân tích lợi nhuận, chỉ cần một người nào đó để ghi lại các giao dịch của bạn và đối chiếu bảng sao kê ngân hàng của bạn.

Khi bạn phát triển, nhu cầu tài chính và kế toán của bạn sẽ tăng lên. Nhưng hiện tại, tiền bạc, thời gian và sự tập trung của bạn sẽ tốt hơn để chứng minh khả năng tồn tại của công ty bạn hơn là vào báo cáo tài chính mạnh mẽ.