Hoạt động tài chính là một trong những hoạt động cốt lõi của nền kinh tế, quyết định sự sống còn của một quốc gia. Thế nhưng đại dịch Covid – 19 đã giáng đòn nặng nề lên hoạt động này. Để cải thiện tình hình ấy, đây là ba cách khả thi nhất mà các doanh nghiệp có thể áp dụng ngay bây giờ để cải thiện hoạt động tài chính của công ty.
Những tác động của đại dịch đang tiếp tục bao trùm lên những người làm tài chính, đặc biệt là trong “nghiệp vụ tài chính” – thuật ngữ bao gồm các hoạt động thiết yếu liên quan đến tiền mặt, tài sản cố định, các báo cáo và sự hợp nhất của các tài sản, nợ phải trả và các khoản mục tài chính khác.
Trong suốt thời gian diễn ra đại dịch, những hoạt động thiết yếu này không may bị gián đoạn bởi những vấn đề phức tạp không lường trước được như giãn cách, phải làm việc từ xa, cách người dân phản ứng trước những chính sách kiểm soát dịch bệnh của chính phủ, … Vì vậy, trước tình hình mới này, các doanh nghiệp và những người làm tài chính buộc phải thay đổi để thích nghi. Ngoài ra, các nhóm tài chính còn được yêu cầu đưa ra các dự báo dài hạn để giúp các doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh phức tạp, nhưng thường những dự báo này chẳng mang lại kết quả gì.
Trong khi các nhóm tài chính vẫn đang tiếp tục đối mặt với những vấn đề này, họ cũng đã suy nghĩ về những cách tốt để điều chỉnh quy trình công việc hiện tại giúp cho nghiệp vụ tài chính được tiếp tục vận hành trong tình hình dịch bệnh. Dưới đây là một số điều mà nhóm tài chính có thể thực hiện bằng cách sử dụng công nghệ trong các hoạt động tài chính của công ty.
Sử dụng single source of truth (SSOT)
Single source of truth có nghĩa là một nguồn dữ liệu thực duy nhất được các nhân viên trong công ty sử dụng vì có số liệu chính xác. Theo đó, các nhân viên lấy các số liệu đầu ra từ SSOT làm căn cứ cho các quyết định kinh doanh của họ.
Bởi vì các hoạt động như ghi chép sổ nhật ký, lập báo cáo tài chính, xử lý giao dịch và đối chiếu được các nhóm tài chính khác nhau thực hiện và sau đó được hợp nhất lại trên sổ cái vào cuối tháng nên trong quá trình hợp nhất có thể xảy ra sai sót vì các số liệu và thông tin không khớp nhau. Vì vậy, công ty nên sử dụng SSOT như là một quản trị cơ sở dữ liệu để hợp nhất và làm sạch dữ liệu, tạo ra hệ thống dữ liệu đồng bộ và chính xác, từ đó các nhân viên sẽ có được một nguồn dữ liệu đồng bộ duy nhất (SSOT).
Cải thiện chiến lược “đòi” khoản phải thu (AR)
Việc theo dõi sát tất cả các khoản phải thu sẽ khó thực hiện vì đôi khi dữ liệu quá nhiều và cần phải phân tích. Thay vì vậy, chúng ta nên tập trung vào các chỉ số quan trọng nhất của một doanh nghiệp, chẳng hạn như tỷ lệ vòng quay, thời gian thu hồi tiền hàng tồn đọng, khả năng thu hồi nợ khách hàng của công ty và số ngày quá hạn thanh toán.
Đại dịch cũng đã chứng minh sự cần thiết phải thay đổi tần suất theo dõi và phân tích AR. Các báo cáo truyền thống hàng quý và hàng tháng đã trở nên lỗi thời trong điều kiện thị trường năng động ngày nay. Lần đại dịch này đã chứng minh rằng nên áp dụng tư duy mới trong AR. Từ đó các nhóm tài chính sẽ có được những số liệu mới nhất vì những thông tin này được cập nhật trong thời gian thực.
Sử dụng dữ liệu hợp lý hơn cho các hoạt động tài chính
Dữ liệu là mạng sống của mọi công ty, giúp các doanh nghiệp hiểu được các con số trong chuỗi cung ứng, đơn đặt hàng của khách, trạng thái tồn kho, … Nếu các nhóm tài chính thờ ơ với tầm quan trọng của việc sử dụng dữ liệu phi tài chính này, họ đang bỏ lỡ những lợi ích quan trọng. Trong nghiên cứu Lập kế hoạch, Lập ngân sách và Dự báo Tương lai của FSN, các doanh nghiệp tài chính nghiên cứu dữ liệu phi tài chính của các công ty khác có khả năng dự báo tình hình hoạt động của các công ty đó trong khoảng thời gian 12 tháng cao hơn gấp đôi so với các công ty không nghiên cứu.
Bởi vì việc ra quyết định đầu tư, sáp nhập, mua lại hay cho các doanh nghiệp vay vốn là việc hệ trọng, cần cân nhắc đến nhiều yếu tố khác nhau chứ không chỉ cân nhắc mỗi tình hình tài chính của công ty đó. Vì các số liệu tài chính có thể bị qua mặt nhưng các yếu tố phi tài chính như thực trạng hoạt động kinh doanh, nguồn lực tự nhiên, nguồn nhân lực, vốn con người và vốn tri thức thì không thể làm giả, và nó phản ánh chính xác hơn các chỉ số tài chính. Ngoài ra, hơn 80% nhà đầu tư và nhà phân tích tài chính nói rằng các thông tin phi tài chính ảnh hưởng rất lớn tới quyết định đầu tư của họ.
Điều khó khăn ở đây là nguồn lấy dữ liệu, nó cần phải được lấy ngay thời điểm hiện tại và được rút ra từ chính hoạt động của các công ty đó. Ngoài ra, có thể cân nhắc việc lấy thêm dữ liệu từ các công ty hoạt động ở các mảng khác như các công ty sản xuất, bệnh viện, cửa hàng bán lẻ, … để có nhiều dữ liệu hơn, cải thiện việc ra quyết định chiến lược cho các hoạt động tài chính.
Nhờ có lần đại dịch này, các công ty tài chính đã phải lùi lại và có sự thay đổi tốt hơn về quy trình làm việc, nguồn dữ liệu, các công cụ tài chính và quy trình ra quyết định của họ.
Hãy tiếp tục theo dõi BlogAnChoi để có thêm thông tin hữu ích về tài chính.
